Her belge tek yerde,
imzalı ve bulunabilir.
Gelen/giden evrak, dijital arşiv, e-imza zinciri ve rol bazlı erişim tek platformda. Taranan belge OCR ile okunur, sınıflandırılır, doğru birime düşer; paraf ve e-imza mobilden tamamlanır, saklama süresi otomatik atanır. TS 13298 ile uyumlu süreç tasarımı; kurum içinde çalışır.
Kayıt, imza, arşiv ve arama tek zincirde
Belge sisteme girdiği andan imha planına kadar tek kayıt: kim gördü, kim imzaladı, hangi sürüm geçerli, ne zaman imha edilecek. Dağınık klasör ve e-posta eklerinin yerini aranabilir arşiv alır.
Gelen/giden evrak kaydı
Tarayıcı, e-posta, KEP ve elden gelen her evrak tek kuyrukta; otomatik sayı, barkod/QR etiketi, zimmet ve teslim takibi. Giden yazılar şablondan üretilir.
"GLN-2026-01472 · barkod basıldı · zimmet: satın alma"OCR ve otomatik sınıflandırma
Taranan belge tam metin okunur; tür, gönderen ve konu önerisi çıkar, dosya planındaki sınıfa önerilir. Evrak sorumlusu onaylar, sistem öğrenir.
"Sınıf önerisi: ticari yazışma · güven %94"E-imza, paraf ve onay zinciri
Sıralı/paralel paraf ve e-imza; mobil ve masaüstünden. Zincir rol ve sınıfa göre otomatik kurulur; vekâlet kuralı ve hatırlatma dahil.
"3/3 imza tamam · 6 saat 12 dk"Versiyonlama ve değişiklik geçmişi
Her belge sürümlenir; eski sürüm silinmez, geçerli sürüm işaretlenir. Kim neyi değiştirdi, karşılaştırma ekranında görünür.
"v4 geçerli · v3 ile 2 fark"Rol bazlı erişim, saklama ve imha
Kim görür, kim indirir, kim paylaşır: rol ve sınıfa göre. Saklama süresi sınıfla gelir; süresi dolan belge imha komisyonuna listelenir, karar kayda geçer.
"Saklama 10 yıl · imha 2036 · 3 belge komisyonda"Klasör şablonları
Proje, müşteri, tedarikçi, personel dosyası için hazır klasör ağacı ve zorunlu belge listesi; eksik belge uyarısı. Dosya planı kurumunuza göre uyarlanır.
"Personel dosyası: 11/12 belge · eksik: sağlık raporu"Bir gelen evrakın yolculuğu
Temsili akış: tarayıcıdan arşive, hangi adımı sistem otomatik yapar, hangisinde insan paraf ve imza atar. Aynı iskelet giden yazı, sözleşme ve personel dosyası için de geçerli.
- Evrak tarandı
Tedarikçiden gelen fiyat revizyonu yazısı Gebze tesisinde MFP'den tarandı; sistem otomatik sayı verdi (GLN-2026-01472) ve barkod etiketi bastı. - OCR ve sınıf önerisi
Tam metin okundu; gönderen "Arslan Metal A.Ş.", konu "fiyat revizyonu" tanındı. Sınıf önerisi: ticari yazışma, saklama 10 yıl. İlgili tedarikçi dosyasına bağlantı önerildi. - Evrak sorumlusu kaydı onayladı
Sınıf ve dosya bağlantısını doğruladı, konuyu düzenledi. Sistem rol kuralına göre zinciri kurdu: satın alma müdürü → mali işler → GMY. - Zincir başladı, hatırlatma kuruldu
Satın alma müdürüne mobil bildirim gitti; her adıma 1 iş günü hedef, aşımda birim yöneticisine hatırlatma planlandı. - Satın alma müdürü parafladı
Mobilden; not: "Mevcut sözleşmedeki fiyat maddesiyle karşılaştırıldı, NexCLM kaydı ekli." Paraf zaman damgasıyla izde. - Mali işler ve GMY e-imza
Mali işler bütçe etkisini not etti; GMY e-imzayı masaüstünden attı. 3/3 imza, toplam 6 saat 12 dakika. - Sonuç: arşivde, aranabilir
Belge tedarikçi dosyasında geçerli sürüm olarak arşivlendi; saklama süresi 10 yıl, imha yılı 2036. Cevap yazısı için giden evrak taslağı açıldı; denetim raporunda tüm zincir görünür.
Her evrak tek kayıt: tarih, gönderen, sınıf, imza zinciri, saklama süresi ve ekler bir arada. Kim ne zaman hangi sürümü gördü, denetim izinde.
12.10.2026 · Arslan Metal A.Ş.kayıtlıticari yazışma · OCR önerisionaylandı11:40 · mobil parafparaf15:20 · e-imzaimzalandı10 yıl · imha 2036planlandıGelen evrak kuyruğu, e-imza zinciri, arşiv arama
Temsili ekranlar: evrak sorumlusu için kuyruk, imzacı için mobil zincir, herkes için tam metin arama.
| Adım | Kişi | Zaman | Durum |
|---|---|---|---|
| Paraf | H. Çetin | 11:40 | tamam |
| E-imza | N. Aydın | 14:05 | tamam |
| E-imza | K. Ersoy | 15:20 | tamam |
| Arşiv | sistem | 15:22 | kayıt |
Sizin belgelerinizde nasıl çalışır?
Sektörünüzü seçin; hangi klasör şablonlarının ve akışların ilk gün hazır geldiğini, neyin sizin kurallarınızla şekillendiğini görün.
Tedarikçi yazışmaları, kalite belgeleri ve teknik dokümanlar tek arşivde; sahada tablet ile erişim.
Tesis bazlı gelen evrak kuyruğu, tedarikçi ve müşteri dosyaları, kalite sertifikaları ve teknik çizimler sürümlü arşivde; ISO denetiminde istenen belge saniyede bulunur.
- Tedarikçi ve müşteri dosyalarıYazışma, sertifika, sözleşme eki tek klasörde; NexCLM ile bağlantılı.
- Kalite belgeleriSertifika son kullanma takibi; sürümlü talimat ve prosedürler.
- Teknik çizim ve şartnameGeçerli sürüm işaretli; eski sürüm üretime gitmez.
- Denetim hazırlığıSınıf ve tarihe göre belge seti; dışa aktarılabilir rapor.
Grup şirketlerinde aynı dosya planı, aynı imza zinciri, tek denetim izi.
Şirket bazlı gelen/giden evrak ve ortak dosya planı; yönetim kurulu kararları, sözleşme ekleri ve resmî yazışmalar yetkiye göre görünür, grup hukuk ve iç denetim tek ekrandan arar.
- Şirket bazlı evrak kaydıHer şirkete ayrı sayı serisi; grup merkezi tümünü görür.
- Yönetim kurulu ve genel kurulKarar defteri ekleri, imza zinciri, erişim yalnızca yetkili rol.
- Resmî yazışma ve KEPTebligat süresi takibi; hukuk birimine otomatik yönlendirme.
- İç denetim raporuKim, ne zaman, hangi belge; şirket ve dönem süzgeciyle.
Şantiye yazışmaları, hakediş ekleri ve proje çizimleri proje klasöründe; sahadan fotoğraflı kayıt.
Proje bazlı klasör şablonu: idare yazışmaları, hakediş ve ek protokoller, çizim revizyonları, tutanaklar; şantiye şefi mobilden kaydeder, merkez imza zincirini yürütür.
- Proje klasörüİdare, taşeron, tedarikçi yazışmaları projeye göre ayrılır.
- Hakediş ve eklerMetraj, tutanak ve fatura ekleri sürümlü; mali işler imzası zincirde.
- Çizim revizyonuGeçerli revizyon işaretli; eski revizyon sahaya inmez.
- Tutanak ve fotoğrafMobilden tarih damgalı kayıt; anlaşmazlıkta kanıt dosyası.
Resmî yazışma, kalite dokümanı ve personel dosyaları yetkiye göre; hassas belge erişimi kayıt altında.
Hastane ve klinik için gelen/giden evrak, Sağlık Bakanlığı yazışmaları, kalite standartları dokümanları ve personel dosyaları; hassas sınıflarda görüntüleme bile izlenir.
- Resmî yazışmaBakanlık ve il müdürlüğü yazıları süre takibiyle ilgili birime.
- Kalite dokümanıProsedür ve talimatlar sürümlü; okundu onayı personelden.
- Personel dosyasıZorunlu belge listesi, diploma ve sertifika takibi.
- Hassas erişim iziKim ne zaman görüntüledi; KVKK raporu dışa aktarılır.
Üniversite ve vakıflarda kurul kararları, resmî yazışma ve öğrenci/üye dosyaları; kamu benzeri evrak düzeni.
Birim bazlı gelen/giden evrak, senato ve mütevelli kurul kararları, protokoller ve bağış belgeleri; standart sayı serisi ve dosya planıyla kamu benzeri evrak düzeni, TS 13298 ile uyumlu süreç.
- Birim bazlı evrakFakülte, enstitü ve idari birimler ayrı kuyruk; rektörlük tümünü görür.
- Kurul kararlarıKarar ekleri ve imza zinciri; erişim yalnızca üyeler ve yetkililer.
- Protokol ve bağış belgeleriTaraflar, süre ve yenileme tarihi; NexCLM ile.
- Öğrenci / üye dosyasıKlasör şablonu, zorunlu belge, saklama süresi.
Dört adımda canlıya, kurum içinde
- 01
Keşif
Evrak türlerinizi, dosya planınızı ve imza zincirlerinizi birlikte haritalarız; mevcut klasör ve e-posta düzeni, saklama süreleri ve yetkiler çıkarılır.
- 02
Yapılandırma
Dosya planı, sınıflar ve saklama süreleri tanımlanır; imza zincirleri rol bazlı kurulur, klasör şablonları hazırlanır. Roller dizinden (AD/IdP) gelir.
- 03
Veri aktarımı ve entegrasyon
Taranmış eski arşiv OCR ile toplu aktarılır; e-imza/KEP, tarayıcı/MFP, e-posta, ERP ve NexCLM bağlantıları kurulur.
- 04
Canlı ve eğitim
Pilot birimle canlıya; evrak sorumluları ve imzacılar eğitilir, ilk haftada kuyruk ve zincir süreleri izlenir, dosya planı kendi ekibinizce genişletilir.
Tek modülle başlayın, ortak platformda büyüyün
12 modül aynı kullanıcı dizinini, yetki matrisini, akış motorunu ve denetim izini paylaşır; kurum içinde (on-premise) ya da sizin bulutunuzda çalışır.
Kurum içinde çalışır
Belgeler ve imza kayıtları kurum dışına çıkmaz; arşiv on-premise ya da sizin bulutunuzda çalışır. KVKK kuralları, saklama ve imha süreleri sınıf bazında uygulanır.
Rol bazlı erişim
Kim görür, kim indirir, kim imzalar: rol, birim ve belge sınıfına göre. Hassas sınıflarda görüntüleme de kayda geçer; yetki matrisi diğer modüllerle ortaktır.
Sürüm ve denetim izi
Her belge sürümlenir, imza zinciri zaman damgalıdır. TS 13298 ile uyumlu süreç tasarımı; değiştirilemez, dışa aktarılabilir kayıt. Sertifika iddiası değil, süreç uyumu.
Ortak platform
Onay motoru, NexCLM, satın alma ve İK modülleri belgelerini bu arşive bağlar; tek modülle başlayıp aynı kullanıcı dizini ve dosya planıyla büyürsünüz.
Arşiv, onay motoru ve sözleşmelerle birlikte çalışır
Workflow & Onay MotoruParaf ve e-imza zinciri bu motor üzerinde akar; SLA, hatırlatma ve vekâlet kuralları ortak.
NexCLMSözleşme ve ekleri arşivde sürümlü belge olarak saklanır; imzalı nüsha ve yazışma aynı dosyada.
Hukuk & Mevzuat AjanıGelen resmî yazı ve tebligatı okur, süreyi ve ilgili mevzuatı çıkarır, cevap taslağını zincire sunar.Merak edilenler
Taranmış eski arşivimiz aktarılır mı?
Evet. PDF ve görüntü dosyaları toplu içe aktarılır, OCR ile tam metin okunur; dosya adı ve içerikten sınıf ve tarih önerilir, evrak sorumlusu örneklemle doğrular. Aktarılan belgeler yeni gelenlerle aynı arşivde aranır.
E-imza hangi sağlayıcılarla çalışır?
Türkiye'de yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının nitelikli e-imzası ve mobil imza ile; KEP gönderim/alım entegre edilir. Kurum içi paraf ve onay için e-imza zorunlu değildir; sınıf bazında hangi adımda nitelikli imza gerektiği tanımlanır.
Saklama ve imha kuralları nasıl işler?
Saklama süresi belge sınıfıyla gelir; dosya planınıza göre uyarlanır. Süresi dolan belgeler imha komisyonuna listelenir, karar ve tutanak kayda geçer; yasal bekletme konulan belge imha listesine girmez. TS 13298 ile uyumlu süreç tasarımıdır.
TS 13298 sertifikanız var mı?
Sayfada "TS 13298 ile uyumlu süreç tasarımı" ifadesini kullanıyoruz: evrak kaydı, sınıflandırma, saklama ve imha akışları standardın öngördüğü yapıya göre kurulur. Belgelendirme ihtiyacınız varsa keşifte kapsamı birlikte netleştiririz.
Mevcut ERP / dosya sunucumuzla bağlanır mı?
Evet. ERP'deki cari, sipariş ve fatura kayıtlarına belge bağlanır; SharePoint veya dosya sunucusundaki klasörler içe aktarılır ya da bağlantı olarak tutulur. Sınır keşifte çizilir.
Kurum içi mi, bulut mu?
İkisi de. Arşiv on-premise ya da sizin bulutunuzda kurulur; belge ve imza kayıtları kurum dışına çıkmaz. Yedekleme ve erişim politikası sizin BT standardınıza göre belirlenir.
Diğer modüllerle birlikte mi almak gerekir?
Hayır. Belge & Arşiv tek başına gelen/giden evrak ve dijital arşiv sistemi olarak çalışır. Daha sonra eklenen Workflow, NexCLM ve diğer modüller aynı kullanıcı dizini ve dosya planıyla gelir; yeniden kurulum gerekmez.
Arşivinizi birlikte tasarlayalım
30 dakikalık demoda en çok vakit kaybettiren bir evrak akışınızı (gelen yazı, sözleşme, personel dosyası…) birlikte kuralım; OCR, imza zincirini ve arama ekranını canlı görün.